Lo smart working è uscito dalla fase emergenziale ed è entrato in una fase più selettiva. Non tutte le imprese lo adottano nello stesso modo, non tutti i lavori possono essere svolti da remoto e non tutti i modelli ibridi producono gli stessi risultati. Per le nuove imprese, però, il lavoro agile resta una leva importante: permette di attrarre competenze, ridurre alcuni costi operativi, organizzare team distribuiti e costruire modelli di lavoro più flessibili fin dall’inizio.
Il punto è che lo smart working non va confuso con una semplice concessione al dipendente. In Italia ha una disciplina specifica. Il Ministero del Lavoro ricorda che il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato introdotta dalla Legge 81/2017 per incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Non è quindi un lavoro “senza regole”, ma un modello che richiede accordi, organizzazione, sicurezza e responsabilità.
Nel 2025, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in Italia gli smart worker sono circa 3,575 milioni, in lieve crescita rispetto all’anno precedente. Il dato conferma che il fenomeno non è scomparso, ma si è stabilizzato in forme più mature. Allo stesso tempo, la diffusione del lavoro da remoto resta disomogenea tra grandi imprese, PMI, pubblica amministrazione e microimprese.
Quando si parla di “smart working e sgravi fiscali”, però, serve precisione. Non esiste un incentivo unico e automatico per tutte le imprese che adottano lavoro agile. Esistono invece diverse aree da valutare: welfare aziendale, fringe benefit, dotazioni tecnologiche, costi deducibili, sicurezza sul lavoro, privacy, formazione e policy interne. Per questo il tema entra a pieno titolo nella gestione delle nuove imprese: non come semplice benefit, ma come scelta organizzativa, fiscale e manageriale.
Indice degli argomenti
I numeri da cui partire: smart working, lavoro ibrido e nuove imprese
| Fenomeno | Dato utile | Che cosa misura davvero | Perché conta per le nuove imprese |
|---|---|---|---|
| Smart working in Italia | Circa 3,575 milioni di smart worker nel 2025 | Persone che lavorano da remoto almeno per parte del tempo | Indica che il lavoro agile è diventato una componente stabile dell’organizzazione |
| Pubblica amministrazione | +11% di smart worker nella PA nel 2025 secondo il Politecnico di Milano | Crescita del lavoro agile nel settore pubblico | Segnala che il modello si sta strutturando anche fuori dalle grandi imprese private |
| Lavoro ibrido in Europa | Eurofound evidenzia che l’implementazione del lavoro ibrido resta molto differenziata tra organizzazioni | Qualità organizzativa del lavoro ibrido | Mostra che il valore dipende da policy, ruoli, strumenti e cultura manageriale |
| Quadro normativo italiano | Legge 81/2017, artt. 18-24 | Disciplina ordinaria del lavoro agile | Ricorda che servono accordi, sicurezza e responsabilità, non solo flessibilità |
| Welfare e fringe benefit | Soglie fiscali temporaneamente elevate per i benefit ai dipendenti | Trattamento fiscale di beni e servizi riconosciuti al lavoratore | Può incidere su dotazioni, rimborsi e politiche di attrazione dei talenti |
Smart working e nuove imprese: quali vantaggi fiscali e organizzativi
Per una nuova impresa, lo smart working può produrre benefici organizzativi prima ancora che fiscali. Consente di accedere a competenze non disponibili localmente, ridurre la dipendenza da una sede fisica, costruire team più flessibili e migliorare la qualità dell’esperienza lavorativa. Può anche contribuire alla retention, soprattutto quando l’azienda compete con realtà più grandi che offrono pacchetti retributivi più alti.
Il vantaggio fiscale, invece, va interpretato con più cautela. Parlare genericamente di “sgravi fiscali per lo smart working” può essere fuorviante. Nella normativa italiana, il lavoro agile non dà automaticamente diritto a un bonus fiscale specifico per tutte le imprese. Il beneficio economico può arrivare da altre leve: deducibilità di strumenti e dotazioni, politiche di welfare, gestione dei fringe benefit, razionalizzazione degli spazi, riduzione di alcuni costi indiretti, migliore organizzazione del lavoro.
Per una startup o una PMI appena nata, quindi, la domanda corretta non è “quale incentivo ottengo se faccio smart working?”, ma “come posso progettare il lavoro agile in modo fiscalmente corretto, sostenibile e utile alla crescita?”.
Differenza tra lavoro agile, telelavoro e lavoro da remoto
Il primo punto da chiarire è terminologico. Smart working, lavoro da remoto e telelavoro non sono sinonimi perfetti.
Il lavoro agile, nella disciplina italiana, è una modalità flessibile di esecuzione del lavoro subordinato. Non è necessariamente svolto sempre da casa, non implica una postazione fissa e alterna fasi di lavoro dentro e fuori dai locali aziendali, secondo quanto previsto dall’accordo individuale.
Il telelavoro, invece, è storicamente più rigido: tende a prevedere una postazione fissa, spesso domestica, e una maggiore stabilità del luogo di svolgimento della prestazione.
Il lavoro da remoto è una definizione più ampia e generica, usata spesso per indicare qualsiasi attività svolta fuori dalla sede aziendale. Ma dal punto di vista legale e gestionale, per un’impresa italiana è importante distinguere le forme. La scelta del modello incide su accordi, sicurezza, strumenti, rimborsi e gestione delle responsabilità.
Il quadro normativo italiano sul lavoro agile
Il riferimento principale resta la Legge 81/2017. Il Ministero del Lavoro indica il lavoro agile come modalità di esecuzione del rapporto subordinato regolata dagli articoli 18-24 della legge. Tra gli elementi centrali ci sono l’accordo tra le parti, l’assenza di precisi vincoli di luogo e orario nei limiti della durata massima dell’orario di lavoro, l’utilizzo di strumenti tecnologici e la responsabilità del datore in materia di sicurezza.
Per le nuove imprese, questo significa che lo smart working non può essere lasciato all’informalità. Anche quando il team è piccolo, servono regole scritte. L’accordo individuale deve definire modalità di svolgimento, tempi di riposo, diritto alla disconnessione, strumenti utilizzati, forme di controllo, modalità di recesso e criteri di sicurezza.
La formalizzazione non è burocrazia fine a sé stessa. È ciò che riduce il rischio di conflitti, rende più chiara la responsabilità organizzativa e permette all’impresa di crescere senza dover correggere in seguito prassi improvvisate.
Sgravi fiscali e agevolazioni: cosa possono valutare le imprese
La parte fiscale dello smart working è spesso la più delicata, perché viene raccontata in modo semplificato. In realtà non esiste una sola voce chiamata “sgravio smart working”. Esiste un insieme di strumenti da valutare con consulente del lavoro, commercialista e fiscalista.
Per una nuova impresa, le aree principali sono tre: welfare e fringe benefit, costi deducibili legati agli strumenti di lavoro, gestione delle dotazioni e dei rimborsi. A queste si aggiungono i risparmi organizzativi indiretti, che non sono agevolazioni fiscali, ma possono incidere sulla sostenibilità economica.
Incentivi legati a welfare aziendale e strumenti di lavoro
Il welfare aziendale può sostenere il lavoro agile quando l’impresa riconosce beni, servizi o supporti che migliorano la qualità dell’esperienza lavorativa. In questo ambito rientrano, con regole specifiche, anche i fringe benefit.
Per il 2026, diverse fonti fiscali specializzate segnalano la conferma di soglie di esenzione più alte per i fringe benefit: 1.000 euro per la generalità dei lavoratori e 2.000 euro per i lavoratori con figli fiscalmente a carico, secondo la ricostruzione pubblicata da Informazione Fiscale. Si tratta di un tema da verificare sempre in base alla normativa vigente e al caso specifico, perché le condizioni di applicazione possono cambiare e il superamento delle soglie può produrre effetti fiscali.
Per una nuova impresa, i fringe benefit possono essere utili per sostenere dotazioni, utenze, strumenti o servizi collegati al lavoro agile, ma non devono essere trattati come rimborso generico e indistinto. Serve una policy chiara: quali benefit sono riconosciuti, a chi, con quali limiti, con quale documentazione e con quale trattamento fiscale.
Costi deducibili e dotazioni tecnologiche
Lo smart working richiede strumenti: notebook, smartphone, monitor, software, licenze cloud, VPN, strumenti di cybersecurity, piattaforme collaborative, sistemi di firma digitale, gestione documentale e assistenza IT. Questi costi, se sostenuti dall’impresa e inerenti all’attività, possono rientrare nella normale gestione fiscale dei costi aziendali, secondo le regole ordinarie di deducibilità.
La questione non è solo fiscale. È anche organizzativa. Una nuova impresa che lascia i dipendenti usare strumenti personali non controllati può ridurre i costi nell’immediato, ma aumentare rischi di sicurezza, perdita di dati, inefficienze e frammentazione operativa.
Le dotazioni tecnologiche andrebbero quindi pensate come infrastruttura minima del lavoro agile. Non solo device, ma anche accessi, permessi, backup, autenticazione, aggiornamenti e supporto. In un modello distribuito, la postazione digitale diventa parte del perimetro aziendale.
Sicurezza sul lavoro e obblighi del datore
La sicurezza resta un punto centrale. L’articolo 22 della Legge 81/2017 prevede che il datore di lavoro garantisca salute e sicurezza del lavoratore agile e consegni al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di esecuzione del rapporto.
Documenti come le informative INAIL usate da enti pubblici e amministrazioni, ad esempio quella pubblicata dal Ministero dell’Agricoltura, della Sovranità alimentare e delle Foreste, mostrano quanto il tema sia concreto: uso corretto di dispositivi, ambienti indoor, ergonomia, rischio elettrico, pause, postura, sicurezza informatica e comportamenti da adottare.
Per una nuova impresa, questo significa che lo smart working non può essere gestito solo via chat. Anche se il team è piccolo, servono istruzioni, documenti e comportamenti coerenti.
Contratti, policy interne e accordi individuali
Il lavoro agile funziona quando il patto organizzativo è chiaro. L’accordo individuale è il livello minimo. La policy interna è il livello organizzativo. I due strumenti devono dialogare.
L’accordo definisce la relazione con il singolo lavoratore. La policy definisce il modello aziendale: chi può accedere allo smart working, con quali criteri, per quanti giorni, con quali strumenti, con quali obblighi di reperibilità, con quali regole di sicurezza, privacy e misurazione delle performance.
Per una nuova impresa, costruire questi elementi fin dall’inizio è un vantaggio. Evita di creare prassi informali difficili da correggere quando il team cresce.
Come strutturare una policy di smart working efficace
Una policy efficace dovrebbe chiarire almeno sette aspetti.
- Il primo è l’accesso: quali ruoli possono lavorare in smart working e in quali condizioni. Non tutte le attività hanno lo stesso grado di remotizzabilità.
- Il secondo è la frequenza: numero di giornate, criteri di rotazione, eventuali giornate comuni in presenza, regole per eventi, onboarding o attività collaborative.
- Il terzo è l’orario: fasce di disponibilità, diritto alla disconnessione, tempi di riposo, gestione delle urgenze.
- Il quarto sono gli strumenti: device, software, connessioni, accessi, responsabilità in caso di guasti o malfunzionamenti.
- Il quinto è la sicurezza: istruzioni, informativa, comportamento in caso di incidenti, gestione dei dati e rischi informatici.
- Il sesto è la misurazione: obiettivi, output, KPI, modalità di feedback.
- Il settimo è la revisione: una policy di smart working non dovrebbe essere immutabile. Va verificata periodicamente, soprattutto quando l’impresa cresce.
Privacy, cybersecurity e gestione dei dati
Il lavoro agile amplia il perimetro operativo dell’impresa. I dati aziendali non circolano più solo dentro uffici e reti controllate, ma anche su connessioni domestiche, device mobili, cloud, piattaforme collaborative e ambienti distribuiti.
Per questo privacy e cybersecurity non sono aspetti secondari. Una nuova impresa dovrebbe definire almeno regole su accessi, password, autenticazione a più fattori, uso di reti pubbliche, archiviazione documentale, condivisione file, strumenti autorizzati, backup, gestione dei device e segnalazione degli incidenti.
Lo smart working può ridurre costi e aumentare flessibilità, ma se non è governato può aumentare la superficie di attacco. Per startup e PMI, un incidente informatico può avere effetti sproporzionati: perdita di dati, blocco operativo, danno reputazionale e impatti su clienti o investitori.
Checklist per uno smart working sostenibile
| Area | Domanda da porsi | Azione concreta |
| Normativa | Esiste un accordo individuale? | Formalizzare modalità, orari, disconnessione, strumenti e recesso |
| Welfare | I benefit sono coerenti con soglie e regole fiscali? | Verificare con consulente lavoro/fiscale prima dell’erogazione |
| Dotazioni | Gli strumenti sono aziendali o personali? | Definire device, software, accessi, supporto e responsabilità |
| Sicurezza | È stata consegnata l’informativa sui rischi? | Predisporre documento e istruzioni operative |
| Privacy | I dati sono protetti anche fuori sede? | MFA, VPN, policy file sharing, backup e permessi |
| Performance | Si misura presenza o risultato? | Definire KPI, output attesi e momenti di feedback |
| Revisione | Il modello viene aggiornato? | Verifica periodica di policy, costi, rischi e soddisfazione |
Quando lo smart working diventa leva di competitività
Lo smart working diventa competitivo quando non è gestito come eccezione, ma come parte del modello operativo dell’impresa. Questo significa passare da una logica di tolleranza a una logica di progettazione.
Per una nuova impresa, i benefici possono essere significativi. Il lavoro agile permette di allargare il bacino dei talenti, ridurre vincoli geografici, competere con aziende più grandi, contenere alcune spese fisse, aumentare autonomia e responsabilizzazione. Può anche migliorare la continuità operativa in caso di imprevisti, scioperi, eventi climatici, problemi di mobilità o necessità personali.
Eurofound, nei suoi studi sul lavoro ibrido, sottolinea che l’impatto su performance e condizioni di lavoro non è uniforme: dipende da come il modello viene implementato, da regole, strumenti, pratiche manageriali e qualità dell’organizzazione. Il report The hybrid workplace: ensuring benefits for workers and organisations evidenzia proprio la necessità di gestire il lavoro ibrido in modo strutturato per ottenere benefici sia per lavoratori sia per organizzazioni.
Il punto è decisivo: non è lo smart working in sé a creare valore, ma la qualità del modello organizzativo che lo sostiene.
Errori da evitare nella gestione del lavoro agile
Il primo errore è considerare lo smart working una pratica informale. Anche nelle nuove imprese, l’assenza di accordi e policy può diventare un problema quando crescono team, responsabilità e complessità.
Il secondo errore è promettere vantaggi fiscali generici. Non tutti i costi o rimborsi legati allo smart working hanno lo stesso trattamento. Serve una valutazione puntuale per fringe benefit, dotazioni, rimborsi e welfare.
Il terzo errore è sottovalutare sicurezza e privacy. Lavorare fuori sede non elimina gli obblighi del datore di lavoro e non riduce la necessità di proteggere dati e strumenti.
Il quarto errore è misurare lo smart working con logiche di presenza. Se l’azienda continua a valutare disponibilità immediata, risposta continua e controllo informale, il lavoro agile diventa una fonte di stress e non di produttività.
Il quinto errore è non aggiornare il modello. Una policy scritta quando l’impresa ha cinque persone può non funzionare più quando ne ha cinquanta. Il lavoro agile deve evolvere insieme all’organizzazione.
Lo smart working può dunque essere una leva di efficienza, attrazione e sostenibilità, ma solo se viene progettato come processo aziendale. Non come scorciatoia.
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