Lo scontrino di una cena al ristorante, la ricevuta di una corsa in taxi, il biglietto di un volo aereo preso all’ultimo momento. E ancora, un ticket da viaggio per i mezzi pubblici o una fattura di una notte in albergo. Chi viaggia per lavoro lo sa bene: tenere la contabilità durante le trasferte può diventare una vera e propria odissea. Sì, perché per non correre il rischio di rimetterci di tasca propria, sempre meglio tenere a mente tutte le spese effettuate durante la permanenza “fuori sede”, senza dimenticarsi di conservare la documentazione corrispondente. Che, il più delle volte, finisce per trasformare i portafogli in veri e propri contenitori rigonfi di carta.
Ma la contabilità cartacea, specie quella relativa al rimborso spese, non è solo un problema per il dipendente, lo è anche per il datore che troppo spesso si ritrova impantanato in un lavoro di rendicontazione a posteriori molto dispendioso in termini di tempo. Nel merito, di recente, è intervenuta anche l’agenzia delle Entrate che – tramite la risoluzione 96/E/2017 – ha sancito la possibilità da parte delle aziende di conservare in formato soltanto digitale le note spese dei dipendenti. Sebbene con alcune limitazioni (non si possono digitalizzare documenti unici, se non con l’avallo di un pubblico ufficiale), l’ente pubblico ha di fatto stabilito che il documento informatico ha rilevanza fiscale qualora presenti tre caratteristiche principali: immodificabilità, integrità e autenticità. Un cambio di passo non indifferente rispetto al passato, che stimola le imprese a imboccare la strada della contabilità dematerializzata.
Non sorprende quindi la presenza di realtà che già puntano a diminuire l’utilizzo del contante tra i dipendenti, a favorire policy di spesa con budget limitati o a contenere le emergenze di cassa. E che per farlo ricorrano a soluzioni emergenti nel settore delle tecnologie digitali. Una di queste è Soldo Business, innovativo strumento di gestione delle risorse finanziarie, che permette alle aziende di aprire un conto spese multiutente. Si tratta di un servizio tramite cui ogni lavoratore in trasferta può essere dotato di una carta personale prepagata del circuito MasterCard, e il budget, utile a coprire le spese per il viaggio, caricato sulla carta in tempo reale. Ma scegliere i servizi business di Soldo significa anche avere la possibilità di ricevere notifiche in contemporanea sia sullo smartphone del dipendente che di chi gestisce l’amministrazione, bloccare qualsiasi carta con un semplice clic in caso di smarrimento, o allegare le foto di scontrino e fattura per ogni voce di spesa realizzata. Ecco perché chi ha deciso da tempo di lanciarsi nell’utilizzo di strumenti innovativi nella gestione della contabilità, parla di vantaggi evidenti in termini operativi.
Incuriosisce inoltre che, secondo un recente sondaggio commissionato da Booking.com Business – la sezione dedicata alle trasferte per lavoro del portale di viaggi – nell’ultimo anno il 49% di chi ha effettuato viaggi per motivi professionali ha poi deciso di prolungare almeno una volta la propria permanenza nella città di destinazione, trasformando così una trasferta di lavoro in un viaggio di piacere. Anche in questo caso l’offerta di Soldo può tornare utile: oltre a un pacchetto di soluzioni digitali pensato per la gestione del business delle aziende, infatti, gli ideatori della startup fintech ne ha realizzato anche una versione “Family”, pronta a rispondere alle esigenze della vita privata di ognuno.
