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TRASFORMAZIONE DIGITALE

Come migliorare la gestione delle spese aziendali grazie a un’app

26 Giu 2017

Dalle note spese fino ai budget giornalieri per i dipendenti, passando per la gestione del flusso di contanti. Così tre aziende italiane, in ambiti diversi, stanno cambiando il loro modo di gestire la contabilità utilizzando i servizi business di Soldo, startup fondata a Londra da italiani. Ecco cosa stanno facendo

C’è chi vorrebbe diminuire l’uso del contante. Chi favorire policy di spesa con budget limitati. E chi invece punta a contenere le emergenze di cassa. Sono queste alcune delle motivazioni che spingono sempre più aziende a utilizzare strumenti digitali per la gestione e il controllo delle proprie spese quotidiane. L’obiettivo? Ottimizzare le operazioni di chi gestisce i flussi di denaro in azienda. In questo modo tali risorse potranno indirizzare il proprio tempo verso scelte strategiche al business aziendale, piuttosto che dedicarsi solo alla gestione giornaliera delle spese. D’altra parte l’efficienza amministrativa è una necessità comune a tutte le aziende: come evidenzia una recente ricerca effettuata in Gran Bretagna da YouGov – che ha coinvolto oltre 1200 piccole e medie imprese -, i costi correlati a questo tipo di servizio, nelle aziende del Regno Unito, superano gli 8 miliardi di sterline all’anno.

Sebbene la strada verso la trasformazione digitale delle aziende italiane sia ancora limitata da tutta una serie di fattori, come evidenziato dall’ultimo rapporto realizzato dagli Osservatori del Politecnico di Milano, sul fronte della gestione delle spese aziendali emerge l’esigenza di ricercare soluzioni innovative in grado porre rimedio ai problemi classici dell’amministrazione contabile: dall’eliminazione delle operazioni legate alla gestione degli anticipi in denaro ai dipendenti, all’assegnazione di uno specifico budget per le spese fuori sede ad esempio. Tra l’altro, qualche azienda ha già iniziato a utilizzare dei servizi digitali esistenti sul mercato per la gestione contabile, seppur inizialmente solo su pochi dipendenti, riscontrando vantaggi evidenti in termini operativi.

Una di queste è Mandala Creative Production, casa di produzione fotografica milanese e agenzia che organizza eventi, che per gestire al meglio il flusso di denaro a distanza con i propri dipendenti ha deciso di adottare un’applicazione che permette di attivare un conto spese multiutente per tenere sotto controllo proprio le spese quotidiane. «Società che organizzano eventi come la nostra – ha spiegato Alessandra Tatriele executive producer della società – hanno bisogno per loro natura di una struttura snella, flessibile e adattabile di volta in volta alle esigenze del singolo progetto. Prima dell’arrivo di Soldo la prassi era quella di fornire ogni collaboratore del contante necessario a svolgere il suo lavoro per un progetto. C’era una grande circolazione di denaro contante con conseguente rischio di smarrimento o furto, oltre che faticoso da tracciare. Ora posso dotare ogni collaboratore di una carta prepagata Soldo Business del circuito Mastercard e, utilizzando una semplice app sullo smartphone, controllare in modo capillare ogni uscita».

Anche Medigas Italia, società di specializzata nell’assistenza sanitari domiciliare con 95 dipendenti e trenta sedi sparse in tutta Italia, ha deciso di utilizzare i servizi dell’app fintech sviluppata dalla società di Carlo Gualadri. Lo ha fatto per gestire le spese di vitto in trasferta di quindici dipendenti della sede di Milano. I vantaggi? «Solitamente i nostri dipendenti – racconta Alessandro Carlini responsabile amministrativo della società – utilizzano il fondo spese a loro assegnato e hanno diritto a un rimborso spese a piè di lista. Con l’introduzione di Soldo vorremmo che il contante andasse via via scomparendo. Tra l’altro uno dei vantaggi è che da amministratore generale posso controllare il portafoglio centralizzato e attribuire così delle soglie di spesa obbligando i dipendenti a lavorare sui propri budget e a essere più consapevoli delle loro spese».

Ma i servizi di Soldo Business possono essere utilizzati anche in contesti che non possiamo definire strettamente aziendali. È il caso dell’Associazione Saman, comunità terapeutica che si occupa di ospitare e riabilitare soggetti tossicodipendenti, che ha adottato il servizio per la gestione del contante e delle note spese tra i collaboratori del centro. «Da tesoriera e amministratrice – spiega Lorella Raggi – mi devo occupare di tutta la parte finanziaria. Di solito utilizziamo carte flash prepagate e tanto, forse troppo, contante. E in questo caso ogni anticipo di cassa prevede una procedura complessa e laboriosa. Ora ho tutto sotto controllo. Ho dotato di una carta Soldo Business tutti i responsabili della comunità e non solo. Il vantaggio è che essendo l’amministratrice generale, mi basta utilizzare l’applicazione apposita per avere un riscontro immediato di ogni spesa fatta».

In sintesi, dalle imprese arriva chiara la necessità di avere a disposizione servizi che garantiscano maggiore efficienza e precisione nella gestione della contabilità. Ma soprattutto chi decide di lanciarsi nell’utilizzo di strumenti innovativi, come i tre casi che abbiamo raccontato, scopre di poter avere accesso a vantaggi e benefici senza precedenti. Una condizione frutto senz’altro dell’innovazione tecnologica e della trasformazione digitale in atto nel nostro Paese.

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