Sempre più aziende, di piccole o grandi dimensioni, sentono il bisogno di ricorrere a strumenti digitali per la gestione delle spese quotidiane. Gli obiettivi sono diversi: diminuzione dell’utilizzo del contante tra i dipendenti, controllo in tempo reale delle uscite o eliminazione degli anticipi di cassa con l’intento di ridurre il costo di gestione e ottimizzare l’allocazione del denaro.
L’innovazione tecnologica in questo senso sta dando una grande mano per garantire alle aziende sempre maggiore efficienza nella gestione della contabilità, anche grazie alla nascita di opportunità di mercato rilevanti in questo settore. Come Soldo Business, ad esempio, che permette di aprire un conto spese multiutente, dando la possibilità a chi ne fa uso di fare foto alle ricevute e conservarne una copia digitale per la contabilità.
Proprio su questi temi, e più precisamente sulla gestione delle note spese, è intervenuta di recente l’Agenzia delle Entrate. Con la risoluzione 96/E/2017 pubblicata lo scorso 21 luglio, l’Agenzia, in risposta ad una richiesta di interpello, ha di fatto dato il via libera alla gestione dematerializzata delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi.
In questo modo il datore di lavoro potrà trasformare i documenti analogici in documenti informatici, al termine del processo di pagamento delle singole trasferte. Con una limitazione però, non deve trattarsi di documenti unici: in questo caso, per essere efficace, la digitalizzazione del documento dovrà essere certificata da un pubblico ufficiale. In altre parole, l’Agenzia delle Entrate, ha stabilito che il documento informatico ha rilevanza fiscale, potendosi sostituire con quello analogico, qualora presenti le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità ed autenticità.
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