Che cos’è una Organizzazione Esponenziale (ExO, Exponential Organization)? Perché si chiama così? E come può aiutare a gestire il lavoro con persone distanti? La pandemia ha diffuso il ricorso a quello che di solito viene definito smart working e che molto più spesso è remote working. Chi lavora in crowdsourcing, cioè facendo ricorso alla “folla” che si può raggiungere con le piattaforme digitali, è abituato a gestire risorse che possono trovarsi ovunque, community diffuse che non si possono gestire con gli abituali sistemi utilizzati per i team tradizionali.
In AppQuality lavoriamo con una comunità mondiale di 250mila tester e con il Covid-19 si è accresciuta la necessità di gestire relazioni a distanza. Abbiamo così creato una EXPO, una Exponential Organization lavorando su concetti quali gamification ed engagement. Quando si lavora in crowdsourcing c’è la necessità di fare self-OTA (Organization, Training, Assistance) e per questo serve una struttura particolarmente raffinata e articolata e con diversi livelli di responsabilità.
Quali sono i vantaggi? Velocizzare la scalabilità anche all’estero; aumentare la qualità (i più bravi formano i nuovi); efficentare i processi; ridurre i costi.
La Organizzazione Esponenziale secondo Salim Ismail
I principi base della Exponential Organization sono stati teorizzati da Salim Ismail, imprenditore seriale canadese e business angel, fondatore e direttore della Singularity University, in un libro del 2015. Una ExO è è una nuova tipologia di struttura organizzativa capace di affrontare la disruption e di crescere velocemente.
Come li abbiamo applicati in AppQuality? Abbiamo costituito il Community, un team Agile che si occupa della crescita, formazione e attivazione della community di tester. Il team è guidato da obiettivi (OKR, Objective and Key Results) piuttosto che da persone ed è composto da: staff interno (il 5%) e risorse provenienti dal crowd (95%).
Ogni membro del team, che sia esterno o interno, ha la possibilità di portare valore con azioni mirate e predefinite o proponendo idee per raggiungere i KR (Key Rsesults)
Organizzazione Esponenziale: le 10 caratteristiche
Le Exponential Organization hanno di base un MTP, un Massive Transformation Purpose, e 10 caratteristiche: come in un cervello, 5 sono più “analitiche” (caratteristiche esterne, con acronimo IDEAS), e 5 più creative (interne, con acronimo SCALE).
Ecco come abbiamno applicato in AppQuality le 10 caratteristiche di una Organizzazione Esponenziale. Partiamo prima dalle risorse interne.
Interfacce
Per attivare il crowd dall’esterno si utilizzano dei wizard che permettono di personalizzare il tipo di attività che si vuole svolgere: Recruiting, Test Agile (test rapidi con output in 48h), Market Research (questionari ad un numero elevato di tester con risultati in real time su una dashboard nella piattaforma AppQuality). In base alla richiesta si attiveranno, tramite un processo preimpostato, i Guilds (gruppi etserni) assegnati a quel tipo di attività.
Dashboard
L’utilizzo delle piattaforme è fondamentale per il tracciamento del lavoro e delle performance del team e del Crowd. Utilizziamo Clickup dove abbiamo: board di lavoro, spazio per proporre idee, spazio per il tracciamento degli esperimenti e dei loro kpi.
Esperimenti
Organizziamo il nostro lavoro in sprint utilizzando un framework molto simile a Scrum che ci consente di inserire task per esperimenti molto rapidi che possono coinvolgere, non solo i team interni (Squads), ma anche i team interamente creati in modalità crowdsourced (Guilds). Ogni risultato viene formalizzato e confrontato con i successivi.
Autonomia
Le Squads sono piccoli team indipendenti e interdisciplinari. C’è una intercomunicazione forte tra le varie Squads in modo che si stabilisca insieme quali sono le giuste action che ci permettono di raggiungere velocemente i KR. Gli “Admin” di una Squad fanno parte del “team interno” di AQ.
Social tech
La comunicazione con il Crowd viene effettuata con strumenti rapidi come dei Wizard collegati a Telegram, Slack, Discord, Trello. Dipende dalla Guild di tester che si vuole attivare.
Vediamo adesso le caratteristiche organizzative delle risorse esterne
Staff on demand
Per svolgere le nostre attività creiamo dei gruppi di lavoro chiamati Guild. I membri di queste Guild sono i nostri Tester, per la maggior parte freelance o collaboratori occasionali. Le Guild sono intercambiabili, modificabili, possono essere temporanee o fisse. Manteniamo la massima flessibilità sulla base degli OKR che dobbiamo raggiungere.
Community
Tutto si basa sul principio di Community. La struttura per cui mettiamo l’utente al centro, non solo come spettatore, ma come membro attivo del team, permette una fidelizzazione importante per cui l’utente non si trova ad effettuare solo delle “action in cambio di un reward” ma a collaborare con entusiasmo nella costruzione di nuovi progetti e nella strutturazione di nuove attività
Algoritmi
Per attivare il Crowd velocemente è necessario creare algoritmi che permettano, tramite dei form “wizard”, di individuare il bisogno sulla base della richiesta per poi attivare la Guild giusta per il tipo di attività (recruiting, training, campagne cliente).
Leasing
Noleggiare invece di possedere. Abbattiamo i costi evitando il più possibile asset propri. Questo per poter effettuare attività, in particolare esperimenti, in maniera agile e scalabile. Integriamo nuove features nella nostra piattaforma solo dopo una concreta validazione dei processi. L’utilizzo di strumenti com Zapier, Trello collegati alle API della nostra piattaforma, ci permette di avere una customizzazione sia per i clienti sia per le nostre risorse interne.
Engagement
Webinar, Corsi online, Campagne di Training, sono tutte attività volte a formare ed ingaggiare la nostra Community. Abbiamo delle figure crowdsourced come il Tester Assistant, il Tester Coach e il Tester Leader che si occupano di assistere, formare e guidare i nostri nuovi utenti che si approcciano al mondo del test.
