Le imprese non innovano? È perché si fanno troppe riunioni

Le imprese fanno poca innovazione? È colpa delle troppe riunioni. E dei troppi report e del groviglio di livelli e strutture che intercorre tra i vertici e la base operativa. In poche parole: è colpa della complicatezza. È la tesi di Yves Morieux, senior partner e managing director presso la sede di Washington di The Boston Consulting Group (BCG), nel suo saggio Smart simplicity, scritto a quattro mani con Peter Tollman e pubblicato in Italia da Egea.

Se le aziende non innovano abbastanza (o abbastanza bene) – sostiene Morieux – è a causa della proliferazione di corpi intermedi, procedure e regole create per rispondere alle richieste del mercato. Ma il risultato è un aumento della burocrazia interna che abbassa il coinvolgimento e impedisce alle persone di cooperare per ascoltare le esigenze dei clienti rendendo di fatto impossibile l’innovazione.

Cosa spinge le imprese a complicarsi? La complessità. Al netto del bisticcio di parole, la complessità – spiega Morieux a EconomyUp – è intesa come quell’insieme di «richieste che una società deve soddisfare per attrarre e mantenere clienti, costruirsi un vantaggio competitivo e crescere in modo profittevole: in base a uno studio fatto dal BCG Institute for Organization (di cui Morieux è direttore, ndr), nel 1955 un’azienda doveva raggiungere dai 4 a 7 obiettivi di performance, mentre oggi deve soddisfarne da 25 a 40: sei volte di più in sessant’anni».

Le esigenze del mercato sono definite “complesse” anche perché spesso risultano estremamente contraddittorie: a un’azienda è richiesto di customizzare i propri prodotti ma anche di standardizzarli, di soddisfare i bisogni locali ma anche di agire a livello globale, di essere veloce ma anche affidabile. La risposta istintiva delle imprese a questa situazione è l’avvitamento.

«Per ogni nuova richiesta del mercato, si crea un nuovo dipartimento, con relativi nuovi ruoli e nuove gerarchie», fa notare l’autore del saggio. «Le conseguenze? Innanzitutto, si perde tempo inutile: basti pensare che una ricerca svolta dal nostro Institute for Organization ha rilevato che i manager delle grandi corporation passano più del 40% delle proprie ore lavorative a scrivere report e tra il 30% e il 60% a fare riunioni di coordinamento».

Ma lo spreco di tempo è solo una delle conseguenze nefaste di questa tendenza delle imprese alla complicatezza. Ce n’è una, appunto, ancora più grave. «Questa situazione – aggiunge Morieux – genera gap di conoscenza e punti ciechi che impediscono alle aziende di capire come innovare: cosa che spesso scatena disastri economici».

La ricetta proposta per gestire la complessità evitando che si trasformi in una trappola è la smart simplicity, la semplicità intelligente. Si tratta cioè di semplificare l’organizzazione aziendale con pochi interventi mirati e puntuali, senza ripensare tutto il sistema. Nel libro, Morieux suggerisce sei regole per rendere il tutto più semplice e aumentare il livello di coinvolgimento e di cooperazione all’interno dell’azienda. «La prima cosa da fare è capire davvero ciò che le persone fanno sul posto di lavoro, e come le loro azioni, decisioni e interazioni – i loro ‘comportamenti’ – influenzano le performance».

Ma anche le startup hanno bisogno di adottare questa smart simplicity? «Abbiamo osservato – dice a EconomyUp il co-autore del saggio – che le startup di solito lavorano seguendo queste sei regole senza accorgersene. Tuttavia, quando diventano più mature e affrontano nuova complessità, tendono anche loro a moltiplicare strutture, procedure e sistemi non necessari. Cadono anche loro nella trappola della complicatezza: a un certo punto, quindi, devono cominciare ad applicare le sei regole in modo consapevole».

In questa logica, fare open innovation è un contributo alla semplificazione. «L’innovazione aperta aiuta a evitare i monopoli interni, che sono fonte di burocrazia. Per esempio, il ‘dipartimento innovazione’ può dire: ‘io comando l’innovazione e sono io a dire a voi – marketing, sales… – cosa fare’. È la fine della cooperazione. Con l’innovazione aperta, nessuno ha il monopolio dell’innovazione. Non è sufficiente per rendere un business più semplice. Ma di certo aiuta». 

Per approfondire il tema dell’open innovation, conoscerla e soprattutto capire come guidarla e trarne vantaggio, si può far riferimento all’iniziativa del Gruppo Digital360: una piattaforma che a 360° tocca tutti i temi dell’innovazione aperta