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TRASFORMAZIONE DIGITALE

Scontrino elettronico, che cosa fare e perché aiuta la digitalizzazione in negozio



Tutto quel che c’è da sapere su scontrino elettronico e Registratore di Cassa Telematico. Le opportunità generate dalla digitalizzazione dei dati fiscali

07 Nov 2019


Lo scontrino elettronico, in altre parole, l’obbligo di trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei corrispettivi giornalieri entrerà in vigore per tutte le attività commerciali a partire dal primo gennaio 2020 (mentre, come è noto, per i punti vendita con un volume d’affari superiore ai 400mila euro è già scattato dal primo luglio di quest’anno). Ma come funzionerà praticamente?

La premessa fondamentale è che lo scontrino elettronico deve essere inviato mediante Registratore di cassa telematico, uno strumento omologato per tale operazione secondo le specifiche dell’Agenzia delle Entrate stessa e abilitati a mandare i dati mediante il Sistema di Interscambio. Una svolta normativa per il mondo del retail che rappresenta anche un’opportunità di innovazione.

Scontrino elettronico 2020, come funziona e che cosa cambia per negozi e clienti

Scontrino elettronico, come funziona il Registratore di Cassa Telematico

La corretta procedura di invio dei dati dello scontrino elettronico prevede l’utilizzo del Registratore di Cassa telematico che va a sostituire il misuratore fiscale utilizzato sinora. Secondo il decreto legislativo n. 127 del 2015 (articolo 2), la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi devono essere “effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.”

Nello specifico, la definizione corretta di tali strumenti è illustrata nel Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 182017/2016 e fa riferimento a: “strumenti realizzati da componenti hardware e software atti a registrare, memorizzare, elaborare e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input, nonché da ulteriori elementi hardware e software tra cui, necessariamente, un dispositivo per la stampa e uno per la visualizzazione. […] I Registratori Telematici sono atti a memorizzare, in memorie permanenti e inalterabili, i dati di dettaglio e i dati di riepilogo delle operazioni effettuate a seguito della cessione/prestazione, nonché alla loro trasmissione in modo autenticato, protetto e sicuro utilizzando la rete pubblica”.

I produttori di Registratori telematici devono fare domanda all’Agenzia delle Entrate per ottenere il certificato di fabbricante, ossia avere l’approvazione e il via libera alla produzione da parte di un’istituzione scientifica, (per esempio un ateneo o il Consiglio nazionale delle ricerche).

Una volta acquistato il Registratore telematico si devono richiedere le credenziali per registrarsi a Fisconline (oppure è possibile utilizzare quelle già avute per il servizio di fatturazione elettronica) e accreditarsi nella sezione apposita. È poi necessario far installare il device da tecnici specializzati, farlo censire in modo che si colleghi all’Agenzia delle Entrate e poi applicare il QR Code, fornito sempre dall’Agenzia delle Entrate. Inquadrando con un lettore tale codice si va a una pagina del sito dell’Agenzia delle Entrate ove verificare i dati identificativi dell’apparecchio e quelli dell’esercente, il corretto censimento dei dati e consultarli online.

Registratore Telematico, che cosa fare in pratica

Il Registratore Telematico elabora e memorizza in modo inalterabile i dati. Più nello specifico, questo strumento può contare su una memoria permanente per contenere i dati e una memoria di lavoro a breve termine per immagazzinare quelli da destinare alla custodia permanente.

La trasmissione dei dati al fisco deve avvenire tutti i giorni, tra la mezzanotte e le 22 del giorno successivo, in caso di problemi di connettività il Registratore Telematico ha fino a 5 giorni per tentare di inviare i dati delle chiusure, altrimenti il negoziante sarà costretto a utilizzare un altro dispositivo. Ugualmente, se la notifica di esito dell’operazione di trasmissione da parte dell’Agenzia delle Entrate è negativa si deve provvedere a un nuovo invio entro i cinque giorni.

Se invece il punto vendita è chiuso, sarà lo stesso Registratore Telematico, al primo avvio utile dopo il periodo di sospensione dell’attività, a provvedere all’invio di un unico file contenente gli importi a zero.

In pratica, con l’utilizzo di questi strumenti (la cui manutenzione dovrà essere biennale e non annuale come nel caso degli attuali misuratori fiscali) non sarà più necessario emettere lo scontrino fiscale (a meno che il cliente lo richieda espressamente), non vi è più l’obbligo di tenuta del registro corrispettivi, si ridurranno a 2 anni i termini di accertamento.

Quando in un’attività commerciale si hanno oltre 3 punti cassa, la cassa telematica dovrà essere un Server RT, ovvero una macchina che raccoglie i dati dei vari punti cassa, sigilla i file (ossia contiene il modulo fiscale che la normativa impone per tutti i Registratori Telematici) e li invia. Tale server non è necessario che sia posizionato all’interno del punto vendita ma può svolgere il proprio compito da remoto.

Se invece si desidera aggiornare i propri registratori di cassa e misuratori fiscali per trasformarli in Registratori Telematici è necessario un aggiornamento del firmware, oppure dove necessario aggiungere un kit di migrazione esterno, il tutto secondo le specifiche dettate sempre dall’Agenzia delle Entrate e poi ottenere da quest’ultima tutte le approvazioni necessarie.

Il legislatore ha previsto un bonus fiscale per l’acquisto dei Registratori Telematici, il contributo è concesso a titolo di credito di imposta ed è pari al 50% della spesa sostenuta (per un importo massimo di 250 euro) in caso di acquisto e di 50 euro se invece si fa l’adattamento, per ogni strumento utilizzato.

D’altra parte, per coloro che non si sono dotati dell’hardware in linea con gli standard, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione le seguenti possibilità. In primo luogo, utilizzare i servizi attivi sul portale Fatture e Corrispettivi (facendo l’upload di un file generato da applicazioni terze relativo ai dati della giornata o a più giorni) così come un servizio web che consente la compilazione manuale delle informazioni sui corrispettivi complessivi giornalieri distinti per aliquota IVA o con l’indicazione del regime di ventilazione (senza distinzione per aliquota applicabile). È disponibile inoltre il servizio esposto mediante modello web service, fruibile con protocollo HTTPS o SFTP.

Nel periodo transitorio (6 mesi dall’entrata in vigore dell’obbligo per ciascun esercente) l’Agenzia delle Entrate permette ai commercialisti di agire in qualità di intermediari non delegati e, quindi, di inviare i dati dei corrispettivi giornalieri dei loro clienti.

Scontrino elettronico ed evoluzione delle attività in negozio

I software vendor via via aggiornano la loro proposta in base alle normative affinché gli utenti possano essere compliant alle imposizioni legislative. Nel caso dello scontrino elettronico l’obiettivo è stato far sì che le soluzioni digitali si interfacciassero con i registratori telematici RT certificati dall’Agenzia delle Entrate.

Vi sono sul mercato sistemi completi (è il caso per esempio di Nexi) che comprendono l’offerta del POS (anche wi-fi) della stampante fiscale predisposta per la trasmissione dei corrispettivi e dell’applicazione gestionale.

D’altra parte, molteplici applicazioni (da Cassa in Cloud di CassaNova a EasyFatt di Danea, a 2Retail di 2Bit eccetera, ve ne sono moltissimi) consentono di raccogliere, mediante varie tipologie di hardware, inclusi per esempio i tablet, i dati necessari per il fisco che poi vengono trasmessi ai Registratori Telematici (ciascuna di esse è compatibile con vari tipi di hardware).

Queste app sono però in grado di svolgere molte altre funzioni, perché si trasformano in collettori di dati che possono essere raccolti da tantissime fonti. Alcune app possono essere integrate oltre che con i device di pagamento, per esempio, con le bilance, così come con i vari terminali portatili per creare etichette e frontalini eccetera. Più in generale, nella misura in cui esse rendono possibile l’esportazione dei dati verso altri software e in particolar modo verso i gestionali sollecitano e supportano il percorso di digitalizzazione dei processi aziendali promuovendo una gestione più innovativa ed efficace di tante attività sia in negozio sia nel back end.

In primo luogo, la vendita stessa è semplificata in quanto gli addetti in negozio hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie (listini, scontistiche, disponibilità di merce) per rispondere al cliente ma anche per instaurare con lui un rapporto di fiducia, avendo sotto controllo le promozioni a cui ha diritto, la situazione delle carte fedeltà e così via.

Per quanto riguarda il back end, si pensi per esempio al magazzino: se i software di gestione del punto cassa sono in grado di integrare i dati raccolti con quelli relativi ai movimenti di magazzino è possibile avere sempre una situazione aggiornata riguardo alle giacenze e, quindi, le procedure di inventario diventano rapide e precise. Ugualmente è possibile predisporre gli acquisti in modo più efficiente, avendo sempre un quadro definito delle giacenze, impostando nel software l’invio di messaggi quando un prodotto sta per terminare oppure addirittura automatizzando alcuni ordini. Ancora, si possono monitorare con precisione, ove ve ne sia necessità, le date di scadenza e così via.

A tutto questo si aggiunga l’utilità della raccolta dati ai fini statistici e per evidenziare i trend in atto nello svolgimento dell’attività. Dalle applicazioni più evolute in quest’ambito è infatti possibile trarre report specifici sulla redditività dell’attività, sulla produttività di ciascuna area di business come dei vari collaboratori. D’altro canto, fornendo dati al software CRM-Customer relationship management è possibile capire abitudini e comportamento di acquisto dei vari clienti per riuscire a soddisfare al meglio ogni aspettativa degli interlocutori finali o addirittura stimolare nuovi bisogni mediante azioni di marketing mirate.