Supportare l’HR nella gestione del personale e facilitare il dipendente nelle sue pratiche amministrative: l’app Fluida per la timbratura smart rappresenta una delle componenti più rilevanti della piattaforma cloud messa a punto dalla società italiana con un occhio particolare alle esigenze delle piccole e medie imprese. Riduzione del tempo speso, diminuzione degli errori e visione integrata dei dati sono i principali vantaggi.
La trasformazione digitale delle imprese investe anche la gestione delle risorse umane. Un cambiamento che, pur con strumenti semplici, mobile-first, user-friendly, può portare grandi benefici in risparmi di tempo, efficienza delle comunicazioni interne e visione integrata dei dati – a sua volta abilitatrice di ulteriori trasformazioni. In questo ambito, la timbratura smart e la rilevazione digitale delle presenze stanno diventando un tassello fondamentale per migliorare i processi, soprattutto con la diffusione dello smart working e del lavoro in mobilità.
“L’evoluzione dei modelli organizzativi ha messo in difficoltà strumenti di rilevazione presenze dipendenti progettati per un mondo del lavoro ormai superato: i cartellini tradizionali faticano a rispondere alle esigenze di aziende che devono gestire lavoro da remoto, turni flessibili, missioni fuori sede e team distribuiti su più sedi”, evidenzia Andrea Bortolazzi, VP & Opportunity Leader di Fluida, la piattaforma cloud per la gestione del personale. “Il cambio di passo è arrivato con il Covid, quando la maggior parte delle persone si è trovata costretta a lavorare da casa. La pandemia ha accelerato un processo che era già in atto: efficientare tramite il digitale”.
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La timbratura smart è un cambio di paradigma
La timbratura smart non è semplicemente una versione digitale del cartellino. È un cambio di paradigma che trasforma la timbratura da strumento di controllo a leva di gestione del personale.
“Sia via app mobile che via desktop da qualunque browser, la piattaforma offerta da Fluida consente di registrare presenze e assenze in tempo reale, offrendo una visione immediata e unificata dei dati che possono poi alimentare i processi di payroll e amministrazione del personale”, spiega Bortolazzi. “Fluida prevede diverse modalità di timbratura, per adattarsi alle differenti esigenze aziendali e normative: dispositivo Bluetooth in ufficio (Fluida offre anche i propri dispositivi di timbratura Fluida Spot e Fluida Station), smartphone personale o aziendale (in sede o da remoto) e badge NFC, per contesti in cui l’uso di dispositivi elettronici personali non è possibile o consentito (ad esempio, per vincoli di settore o accordi sindacali). Ovviamente, tutte le modalità di timbratura possono coesistere nella stessa organizzazione. L‘approccio è mobile-first perché nasciamo come app per il frontline worker, che spesso non ha accesso a un computer”, ribadisce Bortolazzi.
Un elemento centrale è il geofencing, che consente all’amministratore di definire aree precise all’interno delle quali è possibile timbrare. Il geofencing viene creato quando non è possibile avere un dispositivo di timbratura, ad esempio da remoto o nei cantieri. La timbratura avviene quindi tramite GPS, ma nel rispetto della privacy del lavoratore, perché la posizione non viene in alcun modo registrata dall’app.
Le sfide della gestione delle presenze nelle PMI
Per molte PMI, la rilevazione delle presenze resta una delle attività più onerose dal punto di vista operativo. Processi manuali, fogli Excel, strumenti non integrati e continue correzioni sottraggono tempo e risorse all’ufficio HR, aumentando il rischio di errori e incoerenze nei dati.
Queste criticità hanno un impatto diretto non solo sull’organizzazione interna, ma anche su costi, produttività e responsabilità normative.
“La digitalizzazione della timbratura è un passaggio quasi obbligato per rendere più efficiente l’intero ciclo di gestione del personale. Ma è importante che la piattaforma che si implementa sia facile da usare o si rischia una forte resistenza: la timbratura smart deve aiutare, non introdurre complessità”, evidenzia Bortolazzi.
I benefici concreti della timbratura smart
Le testimonianze dei clienti di Fluida parlano chiaro: semplificazione (un sistema intuitivo ed efficace si sostituisce ai tanti fogli di calcolo), risparmio di tempo e stress, trasparenza nelle comunicazioni al personale, riduzione degli errori delle operazioni manuali, minor uso di carta e facilità nella gestione di una forza lavoro suddivisa tra dipendenti e collaboratori e dislocata su diverse sedi sono i vantaggi citati più spesso.
Un valore fondamentale della piattaforma consiste nel fornire una visione unica dei dati, grazie ai connettori sviluppati ad hoc per connettere Fluida ai più diffusi gestionali ERP sul mercato. Ciò semplifica il flusso dei dati verso i sistemi già in uso dalle aziende.
“Fluida fornisce un prezioso supporto e semplifica i compiti delle Risorse Umane”, afferma Bortolazzi. “Oltre alla rilevazione di entrate e uscite, questa soluzione gestisce anche elementi come giustificativi (ferie, permessi, malattia, lavoro da remoto), l’allegato dei certificati, l’inoltro dei cedolini, la gestione delle note spese, e altro ancora”.
Dal punto di vista dei dipendenti, la flessibilità è un elemento chiave. La possibilità di timbrare da remoto risponde alle esigenze di chi lavora in modalità agile o in mobilità, migliorando trasparenza e responsabilizzazione.
“L’app sul cellulare non è un’invasione della privacy né un modo per l’azienda per controllare i dipendenti; serve, invece, ad agevolarli nei rapporti quotidiani con l’HR, come la richiesta di permessi e ferie, l’inoltro dei certificificati di malattia, la richiesta dei rimborsi o la gestione dei turni di lavoro”, ribadisce Bortolazzi.
Digitalizzazione delle PMI e cambiamento culturale
Altro elemento chiave della piattaforma di Fluida è la modularità: l’azienda propone tre piani di adozione che vanno da una configurazione base a una più completa, ricca di estensioni.
Le funzionalità e i dati cui si accede variano anche in base al ruolo (dipendenti, manager, Ufficio HR e amministratori) e le autorizzazioni sono personalizzabili in base alla struttura aziendale.
“Ogni azienda ha esigenze diverse e Fluida parte sempre da queste per costruire la soluzione più adatta”, sottolinea Bortolazzi. “Il nostro approccio è orientato ai bisogni concreti delle PMI ed è una proposta che da sempre contribuisce all’elevata fidelizzazione dei nostri clienti”.
Bortolazzi ribadisce: “Fluida non si limita a fornire uno strumento, ma accompagna le aziende nella scelta e nell’adozione, nonché nel cambiamento culturale, aiutandole a superare eventuali resistenze e diffidenze”.
A fronte di evidenti benefici, infatti, non mancano le sfide, proprio di natura culturale. “Si può incontrare una resistenza mentale al cambiamento e, per superare queste barriere, Fluida punta sull’esperienza d’uso”, indica Bortolazzi: “Cerchiamo di mostrare quanto sia più semplice chiedere ferie, permessi o turni, ottenere l’approvazione del responsabile, caricare le note spese e gli scontrini direttamente dall’app. Non a caso, l’interfaccia è stata recentemente semplificata, con un design sempre più minimal e intuitivo: essere user-friendly è imperativo”.
