Cos’è e come funziona un Software POS, l’evoluzione del terminale di pagamento

Isistemi di pagamento stanno vivendo una trasformazione profonda che sta portando a un’evoluzione del commercio. Al centro di questo cambiamento ci sono i Software POS (Point of Sale), soluzioni che stanno progressivamente sostituendo i tradizionali terminali hardware grazie alla loro flessibilità, scalabilità e capacità di integrazione. Sono in pratica soluzioni basate su Cloud in grado di trasformare qualsiasi dispositivo Android e iOS in un terminale di pagamento contactless.

Secondo un report diffuso a marzo 2025 dall’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano, a fine 2024 il numero di POS in Italia ha raggiunto i 3,5 milioni, con una crescita significativa delle soluzioni Software POS. In Italia il fenomeno è agli inizi, ma il numero di Software POS ha già raggiunto le 152.000 unità, contro le quasi 40.000 del 2023.

Ma cosa sono esattamente? Come funzionano e in che direzione si muove il mercato? Ecco una panoramica.

Cosa sono e come funzionano i Software POS?

Un Software POS è un’applicazione che consente di trasformare qualsiasi dispositivo compatibile – smartphone, tablet o terminale dedicato – in un punto vendita abilitato all’accettazione dei pagamenti. Questo tipo di software può essere installato su sistemi Android o iOS e funziona collegandosi ai circuiti di pagamento attraverso una connessione internet sicura.

Il funzionamento è semplice:

1. Il commerciante inserisce l’importo da incassare nel software.
2. Il cliente paga con carta contactless, wallet digitale (es. Apple Pay, Google Pay) o altri metodi compatibili NFC.
3. Il software comunica con il gateway di pagamento, autorizza la transazione e genera una ricevuta digitale.

Caratteristiche distintive dei Software POS

Rispetto ai tradizionali POS fisici, i Software POS si distinguono per diverse caratteristiche chiave:

• Mobilità e flessibilità: Non richiedono cavi o postazioni fisse.
• Scalabilità: Adatti sia a microimprese che a grandi catene retail.
• Costi ridotti: Eliminano l’hardware dedicato, abbattendo le spese iniziali e di manutenzione.
• Aggiornabilità: Gli aggiornamenti software possono introdurre rapidamente nuove funzionalità (es. integrazione CRM o analytics).
• User experience fluida: Interfacce moderne, intuitive e integrate con altri strumenti aziendali.

Le mosse dei grandi player del settore pagamenti

Il mondo fintech ha abbracciato con entusiasmo i Software POS. I principali operatori si stanno muovendo in tre direzioni:

• Soluzioni proprietarie: Nexi, SumUp e Stripe stanno ampliando i loro ecosistemi con soluzioni software-first per i merchant.
• Partnership con OEM: Mastercard e Visa collaborano con produttori di smartphone per certificare dispositivi idonei al tap-to-pay.
• Sistemi bancari: Diverse banche italiane (come Intesa Sanpaolo o Banca Sella) stanno integrando POS software nelle loro app business per i clienti PMI.

Nel contesto europeo, anche i regolatori stanno facilitando la diffusione di questi strumenti, rendendo più agile la certificazione PCI DSS per soluzioni softPOS.

I Software POS attualmente sul mercato

Tra le soluzioni attive in Europa e in Italia, segnaliamo:

• SumUp Tap: Trasforma Android in POS tramite semplice app, senza hardware esterno.
• Nexi SoftPOS: Lanciato in collaborazione con partner bancari e compatibile con Android certificato.
• Revolut Reader App: Ancora in fase di espansione, ma già disponibile in UK e alcuni paesi UE.
• MyPOS Glass: Una delle prime soluzioni sul mercato europeo, indirizzata a piccoli esercenti.

Queste soluzioni vengono offerte in modalità freemium (con commissioni solo sulle transazioni) o con abbonamenti mensili che includono analytics avanzati, assistenza prioritaria, e integrazione con sistemi gestionali o e-commerce.

Modello di revenue: come guadagnano i fornitori?

Il modello di business dei Software POS ruota su due pilastri:

1. Commissioni per transazione: Una percentuale (generalmente tra 0,9% e 1,9%) viene applicata su ogni pagamento processato.
2. Servizi premium: Offerte SaaS che includono funzioni extra come:
   • Reportistica avanzata
   • Integrazione ERP o CRM
   • Emissione ricevute e fatture elettroniche
   • Accesso multiutente e gestione magazzino

In alcuni casi, i provider propongono formule white label a banche o grandi brand retail che desiderano personalizzare il servizio.

Vantaggi del Software POS

Tra i principali vantaggi di questa tecnologia spiccano la flessibilità nell’accettare pagamenti digitali in qualsiasi contesto e un processo di onboarding semplice. I costi, invece, variano ancora molto a seconda della tipologia di esercente, dal suo obiettivo e dal conseguente numero di smartphone o tablet necessari in negozio.

La normativa

La legge di bilancio 2025 ha inoltre imposto il vincolo di collegamento tecnico tra il POS e il registratore telematico, che dovrebbe permettere di memorizzare automaticamente le informazioni relative alle transazioni elettroniche e di aumentarne, di conseguenza, la compliance in materia fiscale. Questa soluzione potrebbe portare a un’integrazione sempre più forte tra i sistemi di cassa e i POS, con possibili risvolti sulla filiera e sull’esperienza di utilizzo

In definitiva i Software POS rappresentano una risposta efficace all’evoluzione del retail: leggeri, economici e scalabili. Sono destinati a giocare un ruolo sempre più centrale, soprattutto in un contesto dove l’esperienza d’acquisto è sempre più digitale, fluida e omnicanale. Per i retailer, adottare un softPOS significa non solo modernizzare i pagamenti, ma anche aprire la porta a una gestione più intelligente del punto vendita.