Lo scorso mercoledì 8 ottobre si è svolta a Roma presso l’Accademia Nazionale dei Lincei, nella splendida cornice di Villa Farnesina, un convegno dal titolo: “Dati, documenti e decisioni: il valore dell’AI nei flussi in informativi”.
Il convegno è stato organizzato dall’Associazione SIAV Accademy attiva nella divulgazione sui temi della dematerializzazione ed è stata l’occasione per lanciare quella che l’Associazione chiama una Minigrafia dal titolo “Intelligenza Artificiale e archivi digitali – interazione e governance”.
La stesura della Minigrafia, coordinata dalla dr.ssa Maria Pia Giovannini (presidente del Comitato Scientifico SIAV e Presidente del CDTI), ha visto la collaborazione di una rete di professionisti e professori universitari esperti nei diversi settori interessati dall’utilizzo dell’AI in ambito documentale che fanno parte del Comitato Scientifico SIAV.
Il convegno ha ruotato intorno agli argomenti ampiamente trattati nella Minigrafia, toccando tematiche riguardanti gestione documentale e dei processi, normativa e regolamenti, domini applicativi, aspetti legali ed etici, impatto sugli archivi storici, prospettive future.
Il focus del convegno era sulla Pubblica Amministrazione ma è del tutto evidente che i temi trattati impattano anche in modo rilevante sulle aziende.
Indice degli argomenti
Gestione documentale e dei processi con l’AI
Il valore dell’Intelligenza Artificiale nei flussi informativi è cruciale, poiché trasforma la gestione passiva di dati e documenti in una decisione automatizzata e ottimizzata. L’AI funge da catalizzatore aumentando l’efficienza, riducendo gli errori e massimizzando il valore informativo.
Il convegno ha voluto evidenziare come l’AI si stia dimostrando uno strumento avanzatissimo, ma non la soluzione che può sostituire l’essere umano.
L’AI è essenziale per gestire l’enorme volume e la velocità dei dati moderni, estraendone significato e accuratezza. Gli algoritmi di Machine Learning (ML) consentono, ad esempio, di ridurre notevolmente la percentuale di errori consentendo la presa di decisioni basate su informazioni affidabili e accurate.
L’AI rivoluziona inoltre la gestione dei documenti non strutturati (contratti, email, fatture, report), trasformandoli in dati strutturati e pronti per l’azione. Diventa insomma il bridge che collega la complessità crescente dei dati e dei documenti, alla necessità di decisioni sempre più veloci, accurate e ottimizzate.
Contesto normativo e regolamenti – AI Act
Il Regolamento Europeo sull’Intelligenza Artificiale del 2024, meglio conosciuto come AI Act, ha certamente rappresentato una novità assoluta nel contesto internazionale.
Nel convegno ha preso la parola l’on. Brando Benifei, europarlamentare e co-relatore dell’AI Act, per illustrare le principali caratteristiche di questo innovativo Regolamento Europeo.
L’on. Benifei ha sottolineato come si è voluta porre la massima attenzione sugli usi ad “alto rischio” dell’AI, sulla prevenzione di tali rischi e sulla massima trasparenza nel trattamento dei dati. Le norme prevedono infatti un rafforzamento delle tutele e delle responsabilità che vanno dalla qualità dei dati alla documentazione tecnica, dalla tracciabilità alla significativa supervisione umana di tutte le fasi del processo.
“L’AI Act” ha detto l’on Benifei “rappresenta una scelta di campo su come l’Europa intende coniugare innovazione e democrazia. L’EU vuole che l’AI generi valore per tutti senza che si trasformi in una ‘scatola nera’ senza alcun controllo”.
In Italia, l’adozione dei principi contenuti nell’AI Act sono stati richiamati dal documento “Strategia nazionale per l’intelligenza Artificiale” pubblicata nel 2024 e nel recentissimo decreto-legge del 17 settembre u.s. sulle disposizioni e deleghe al Governo in materia di Intelligenza Artificiale.
AI e gestione documentale: i domini applicativi
I principali domini applicativi dell’Intelligenza Artificiale (AI) nella gestione documentale della Pubblica Amministrazione (PA) si concentrano sull’automazione, sull’analisi del contenuto e sul miglioramento del servizio al cittadino. L’obiettivo è trasformare il flusso di documenti, spesso cartaceo o non strutturato, in un processo digitale efficiente e intelligente.
Queste enormi potenzialità hanno già consentito di mettere a terra una serie di applicazioni di successo. Come evidenziato nella Minigrafia, i domini applicativi più rilevanti riguardano:
- la sanità con il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE 2.0), piattaforma digitale cardine per utilizzare dati sanitari per la ricerca scientifica e per il governo clinico;
- il settore legale con impatti a livello legislativo, notarile, contrattuale, fiscale e di compliance per le aziende;
- la Pubblica Amministrazione con possibilità di automazione delle pratiche burocratiche, monitoraggio e analisi dei dati amministrativi, supporto decisionale per i funzionari pubblici.
AI e gestione documentale: aspetti legali ed etici
L’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale nei sistemi di gestione documentale comporta certamente significative implicazioni legali. Nel convegno è stato evidenziato come un aspetto cruciale è rappresentato dalla attribuzione di responsabilità in caso di errori o azioni errate prese in conseguenza alle indicazioni fornite dall’AI.
In tal caso chi ne risponde da un punto di vista giuridico? Il produttore della soluzione AI, l’azienda che ha effettuato l’implementazione specifica o l’operatore che non ha supervisionato in modo adeguato?
Per ora valgono le norme vigenti, ma è chiaro che il tema deve essere fortemente attenzionato e le normative di riferimento fatte evolvere in modo continuo. L’EU, ad esempio, ha esteso espressamente all’AI le regole vigenti sui prodotti difettosi.
Un altro aspetto fondamentale è rappresentato dal tema etico. Da questo punto di vista l’EU Act costituisce una novità assoluta con un approccio fortemente antropocentrico. Una scelta coraggiosa atta a non ostacolare in alcun modo l’innovazione, ma a governarla per mettere uno strumento straordinario, come l’AI, al servizio di tutti i cittadini.
Se infatti non si mantiene l’uomo al centro del processo di crescita e non si definiscono chiare regole, l’innovazione non può essere sostenibile nel tempo.
Per queste scelte fondamentali, come è stato più volte ribadito durante il convegno, non è vero che l’EU è indietro rispetto a USA e Cina. E’ invece leader nel trattare l’AI in modo etico.
Impatto sugli archivi storici
L’AI può certamente fornire un apporto significativo sulla conoscenza del patrimonio archivistico storico, settore dove occorre agire con la massima cautela e attenzione.
I relatori del convegno hanno voluto ribadire come, anche in presenza di soluzioni molto promettenti. occorra tener sempre presente che è in gioco la fruizione di patrimoni storici destinati nel tempo a crescere in modo esponenziale per effettuo della digitalizzazione.
Occorre pertanto sempre prestare la massima attenzione ai rischi connessi all’adozione della tecnologia non per frenare la crescita, ma per gestirla con la dovuta cautela in un settore estremamente sensibile.
Come è stato detto nel convegno “l’AI offre grandi opportunità anche in questo delicato settore, ma richiede l’imprescindibile lavoro di intermediazione consapevole da parte di professionisti del settore”.
AI e gestione documentale: prospettive future
Come si è visto, l’Intelligenza Artificiale costituisce una forte discontinuità rispetto ai paradigmi tradizionali di gestione della informazione. Inizialmente pensata soprattutto per offrire soluzioni ad aziende private, sta avendo un impatto ancora più rilevante a livello di Pubblica Amministrazione.
Le prospettive future sono estremamente interessanti, in quanto l’AI potrà contribuire in modo significativo ad una riorganizzazione profonda dei processi di formazione, classificazione, trattamento documentale. Potranno inoltre aumentare e migliorare significativamente i servizi da offrire ai cittadini.
I successi ottenuti a livello di sanità digitale, anagrafica, identità digitale, pagamenti elettronici, ecc., hanno semplicemente messo in evidenza l’enorme mole di opportunità e di prospettive future che si aprono nella PA.
La Minigrafia presentata al convegno evidenzia come questi progressi siano assolutamente possibili attraverso un utilizzo etico e sostenibile dell’AI, un utilizzo che mantenga sempre l’uomo al centro del processo di gestione. L’uomo, come è stato detto, “manager dell’AI”.
Riferimenti alla Minigrafia
Per chiunque fosse interessato ad avere una copia della Minigrafia può fare riferimento al link riportato di seguito:
https://www.associazionesiavacademy.it/it/intelligenza-artificiale-gestione-documentale/
